成果に結びつく会議にするのがファシリテーション
ファシリテーターの会議の進め方を見ていると、会議の結論を全員が正しく理解できていないということがよく見受けられます。
長時間の会議を終えて出た最終的な結論に対して誰も関心がなく、結果的に何の成果ももたらさないということが起こってしまうと会議を開いた意味はまったくありません。
それどころか、時間と工数の無駄、そして徒労感だけが生まれる最悪の結果となってしまいかねません。
そんな最悪な会議、つまりなんの成果も生み出さない会議の根本的な原因はどこにあるのでしょうか。
結論から言うと、会議を有益なものにするためには「結論を共有し具体的な行動をとれる状態にする」ことです。
そして、そのために、会議の最後に最終的な結論の共有と、いつまでに、誰が、何をしなければならないかという具体的な行動を決定し、共有するということが大切なのです。
当然のように感じると思いますが、実際に会議の場で行われているかどうか振り返ってみてください。なんとなく解散してしまう会議が実は非常に多いのが現状なのです。
会議できちんと全員が正しい認識を共有できておらず、別の仕事のことに気をとられていたり、結論に納得ができていなかったり、途中から議論についていけていない人もいるかもしれません。
自分はわかっているから大丈夫、きっとみんな理解しているだろう、という考えでは全員が集まって会議を開く意味が半減してしまいます。
参加者が結論を共有することができることも会議を開く理由の一つだからです。
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参加者が正しい認識ができず、途中から議論についていけなくなってしまうのは、ひとつにはファシリテーションのスキル不足によるとことろがあります。
ファシリテーションの技術は、準備、整理、収束、合意形成など、さまざまなスキルが必要とされますが、これらの中でも収束スキルを身に着けておくことで、参加者が結論を共有し具体的な行動をとれる状態にすることができるはずです。
つまり、ファシリテーターが、最終的な結論と次の具体的な行動を全員が認識できるようにまとめるように意識することで、成果に直結する会議にすることが可能になるということです。
では、実際に結論と次の行動をまとめる（収束させる）具体的な方法には、どのようなものがあるのでしょうか。
初心者が特に気を付けたほうがいいポイントとして3つほどあります。以下、見てみましょう。
ポイント1：自分や相手の「立場」を意識する
会議によっては、自分より高い立場の人が参加して発言しにくい会議もあったりするものです。
特に役員が出席する会議では、若手社員が発言したり、逆に相手に発言を求めたり、みんなの意見をまとめるのが難しい場合もあると思います。
しかし、発言の仕方を工夫することで若手だからこそできる、会議のまとめがあるものです。
例えば、「私の理解が合っているか確認させていただきたいのですが」と頭につけるだけで、ベテラン社員とは違う若手社員ならではの切り口で会議のまとめが可能になりますし、周りの話をしっかり聞き、発言のタイミングさえ間違えなければ、このような確認の仕方で会議の雰囲気を悪くすることはないでしょう。
そのほかにも言い方はいろいろと工夫できると思いますし、バリュエーションも考えられると思いますが、このように、自分の立場や参加者の立場に応じたまとめ方を意識することで、次第にファシリテーションの収束スキルが身についていくのです。
ポイント2：「未決定事項」を意識する
会議をうまく「まとめられないなぁ」と感じるときに、よく見落としがちなのが、未定や延期となった事項についての共有です。
「これからやるべきこと」というのは議論の中で自然と話題になるし盛り上がるものなのですが、会議が終わったあとに、議論し忘れていたことを思い出したりすることがよくあります。
そんな、議論モレをなくすように会議をうまくファシリテーションするには、決定事項だけでなく「決まっていない事柄」を常に意識にもちながら話題を誘導することで、次第とメンバーを網羅的に議論させることができようになります。
会議の場で決まらなかったことについても共有することで、いつの会議で決定するのか、またはどういう状況になれば再度議論をするのか、それまで誰が議論を預かり、議論再開のタイミングは誰が決定するのかなどを議題にし、きっと議論モレがない会議にすることができるはずです。
こういった、決定した事項と決定しなかった事項の確認を忘れずに行う意識を持つことで、会議のまとめ方や収束するスキルを磨くことができるはずです。
ポイント3：「担当者」と「期限」を意識する
上記でも触れていますが、決定した事項の確認だけでは物事は進みません。成果をもたらすために必要なのは「誰が」「いつまでに」やるのかという確認です。
逆に言えばだれが何をいつまでにやるか全員が認識していれば必ず成果のある具体的な行動につながっていきます。すなわち、効果を生む会議とすることができるのです。
こういった確認すべき事柄というのは、たいていの会議でも共通しているものです。
収束スキルがまだ身についていないうちは、メモに書いておいて、それ見ながら進めてもいいと思いますし、アジェンダの項目としてスクリーンに映しながら議論してもいいと思います。
繰り返しファシリテーションをしていくうちに、きっと頭の中に議論を収束させるためには、どのようなことを確認すべきなのかといった記憶が定着してくることでしょう。
まとめ
このように、ファシリテーションの収束スキルを身につけるためには、意識すべきポイントが3つありました。
- ポイント1：自分や相手の「立場」を意識する
- ポイント2：「未決定事項」を意識する
- ポイント3：「担当者」と「期限」を意識する
ファシリテーション初心者のみなさんは、ぜひ気を付けてみてください。
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著者情報
工学系の大学を卒業後、大手通信キャリアでシステム開発、データ分析、マーケティング支援に従事。私費MBA留学し戦略コンサルファームに勤務。その後大手通信メーカーで新規事業立ち上げを10年以上。専門は新規事業立案、イノベーション、マーケティング全般。PEST分析やSWOT分析などのビジネスフレームワークの研修講師も担当。その他スキルに英語、ウェブ開発、動画制作なども。ブログは10サイト以上/ウェブサービスもいくつか開発経験あり。英語はTOEICは955点保持。結構変わった経歴だと思っています。詳しくはプロフィールをどうぞ。