ファシリテーションの効果を最大にして高い成果をだしたいが…
会議やプロジェクトなどの活動において、集団をコントロールし、より効率よく高い成果を上げようとする際に有効な手段としてファシリテーションがあります。
単に議論などの進行管理だけでなく、組織の活性化や課題解決に大きく貢献できる可能性がありますが、そのためにはファシリテーションについて正しく理解しておく必要があります。
ファシリテーションの効果を最大化するために、目的や気をつけるべき点、具体的にどう活用されているのかをご紹介します。
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ファシリテーションが求められる背景
ファシリテーションとは会議、打ち合わせ、商談など、ある人が自分の意見や考えを主張し、他人の意見に耳を傾ける場において広く活用できるスキルです。
そういった人と人が意見を交換する場で、様々な意見と人間関係をうまく作用させつつ、円滑な会議の進行をサポートしながら、より有用な意見や手段を会議から導き出す技術のことです。
会議などでは事前にファシリテーションの役割を担う人を決めておくケースが多く、司会者や議長がそれにあたります。
ファシリテーションを期待される進行役を特に、ファシリテーターと呼びます。
組織の成長や課題解決を目標に、会議やミーティングを実施するケースはよくあります。しかし、具体的な成果を得られることなく、いたずらに時間だけを費やしてしまうような非効率な議論が行われることもよくあるのが実態です。
そんな中、議論が成果を生むか否かの重要なファクターのひとつになるのがファシリテーターの存在であり、優秀なファシリテーターの存在は、組織を繁栄させていく要素の一つと言い換えることもできるかもしれません。
優秀なファシリテーターとは集団をコントロールしながら議論を円滑に進め、相互作用を促進することで様々な意見や考えを引き出し、共有しながら最終的な結論に向けて議論を収束に向かわせなければなりません。これには対人関係を円滑にできるコミュニケーション能力や、ロジカルに考え、議論を進行していく能力が必要です。
ファシリテーションの活用シーン
ファシリテーションは組織の活性化や課題解決に効果を発揮する可能性がありますが、具体的にどういった場面で、どういった目的で、どのように活用されているのか。そして、どのような成果をもたらすことができるのかを紹介していきます。
まず、ファシリテーションが有用な場面として、双方が納得する成果が得られることが求められる場面があります。
住民説明会や、団体交渉などをイメージするとわかりやすいかもしれません。参加者の様々な思いを引き出し、最終的には双方が納得した形の合意形成が実現できることが望ましいものです。
しかし実際には長時間を費やして最終的には全く双方の意に沿わないまま議論が終結することは多々起こります。こういったシチュエーションでファシリテーションがうまく機能すれば効率よく、双方が納得できる合意形成を実現できる可能性が高まります。
次に、切迫した状況で打開策を早急に検討したい場合にもファシリテーションは有効です。
ファシリテーターは議論を円滑に進めるために、事前に議題を明確にし、議論の参加者や人数を調整します。これにより無駄な時間を省き、最善の意思決定をサポートするだけでなく、会議に参加する無駄な人材を省略できることで、労働力の節約・効率化にも貢献できます。
会議で必要なのは時間よりもむしろ質の向上であり、優秀なファシリテーターの存在は組織にとって大きなアドバンテージになります。
ファシリテーションは会社の発展や新たなチャレンジにも使われています。従業員のアイデアや考えを顕在化する意味でファシリテーションは有効な手段であるからです。なぜなら、ファシリテーターが意見を引き出すことで、普段は発言の機会が少ない立場や性格の人の貴重な意見を共有でき、さらに相互作用が働くことで新たなニーズの発掘や新商品のアイデアにつながるといったことが起こるからです。
ファシリテーションはその特性上、議論の場で個人が自由な意見を発信でき、否定されない環境であるため自由で革新的なアイデアの創出が期待できるのです。
こうした組織に対してもたらされるメリットは、個人にも影響します。特に、普段はあまり発言する機会のない人にとって、自身の主張が会社の意思決定に影響する場に参加できることはモチベーションの向上につながります。
そして、会社の目標や取り組みが具体的に設定されることで指針や計画をもって業務に取り組むことができ、生産性の向上も見込むことができます。
ファシリテーションが機能することで、組織として有効な方針を効率的に定め、さらに一人ひとりのモチベーションも上がり、組織に貢献する。こうした好循環が生まれることが企業の望ましい発展の方法です。
新しい事業や価値の創造にも有効
組織の内部的な問題の解決だけでなく、組織同士の話し合いでもファシリテーションは効果を発揮します。相手の状況と主張を汲み取りながら議論を進めることは結果として相手側と自社の相互の利益を最大化する可能性を高めることにつながるからです。
相手が海外の取引先である場合などはファシリテーションによって文化や価値観の違いを良い形で取り入れた新しい価値やサービスを創造することも可能です。
近年はITをはじめとしたさまざまな技術が急速に発展しており、技術力やサービスに合わせて、社会や組織の価値観なども著しく変化しています。そうした中で組織がさらなる発展を目指す際に、旧来の考えに固執してしまうことは成長の妨げになってしまいます。
新たな価値観を受け入れ、現代のニーズを正確に捉え、新しい発想を取り入れたアイデアを創出する手段としてもファシリテーションは有効です。
そして従業員の意識を向上させ、組織全体の業務効率化に貢献するファシリテーションですが実は働き方改革を促進する効果もあります。
そもそも働き方で問題になりやすい残業については、業務効率の向上によって軽減できる可能性のある部分です。会議やプロジェクトが短時間で終わり、より質の高い結論を導き出すことができれば生産性は向上し、それに伴い従業員の待遇やモチベーションの向上も考えられます。これは日々の会議や朝礼など身近なところでできる、組織を改革していく手段でもあります。ファシリテーションは意識すれば様々なビジネスシーンで活用できる重要なスキルなのです。
ファシリテーションの導入で成果を最大化する
ファシリテーションが会議、打ち合わせ、ミーティング、商談などでうまく機能することで、議論の進行をスムーズにし、成果を最大化できる可能性が高まります。さらに議論に参加する人々のモチベーション向上にもつながり、さらなる組織の発展に寄与します。
議論を収束させる場合にあらゆる意見を排除していく方法とは違い、合意形成による収束を目指しており、全員が納得感を得られる面でもファシリテーションは活用できる場面が多くなります。
これから発展を目指す組織にとってファシリテーションは海外の価値観や、新しい時代の価値観を取り入れた商品開発、また時代に即した働き方をサポートするために知っておくべき手段です。
技術の進歩と新しい価値観が次々に生み出される時代に、取り残されないだけでなく更なる新しいものを生み出していくためには、組織として常に革新的な思想を取り入れて指針として掲げていかなければなりません。それを実現するために有効な手段としてファシリテーションは非常に身近で簡単に導入できます。今の議論の質を見なおしてみませんか？その行動が組織の将来を大きく変えるかもしれません。
著者情報
工学系の大学を卒業後、大手通信キャリアでシステム開発、データ分析、マーケティング支援に従事。私費MBA留学し戦略コンサルファームに勤務。その後大手通信メーカーで新規事業立ち上げを10年以上。専門は新規事業立案、イノベーション、マーケティング全般。PEST分析やSWOT分析などのビジネスフレームワークの研修講師も担当。その他スキルに英語、ウェブ開発、動画制作なども。ブログは10サイト以上/ウェブサービスもいくつか開発経験あり。英語はTOEICは955点保持。結構変わった経歴だと思っています。詳しくはプロフィールをどうぞ。