会議が眠いのは誰のせい？
社会人をやっていると、会議で眠くなった経験をしたことがある人は多いと思います。社会人じゃなくても、授業中、眠気と戦ったことがないという人は少ないのではないでしょうか。
ファシリテーターとしては、会議中に眠そうな参加者がいたり、議論に無関心でパソコンばかり見ているような人が、一人でもいると心が折れそうになってしまうので、なんとかして参加者の眠気を吹き飛ばすような活発な会議を生み出してみたいものですよね。
そんな眠気との戦いの場でもある会議ですが、必ずしも参加者のやる気や姿勢だけが問題ではありません。
参加者の眠気の原因は、もしかしたら、過度の疲れや昼食後だったり、無理やりアサインされて仕方なしに参加させられた背景だつたり、色々あるはずです。
ファシリテーターとしては、それらのすべての眠気の理由と戦いながら、会議を有意義なものにしていくことが求められるのです。
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眠くならない会議に必要なこととは？
そもそも、眠くならない会議とはどんな会議でしょうか？
怖い上司に監視されている会議でしょうか？それとも、議論して誰かを説き伏せるためのディベートのような会議でしょうか？どちらもピリピリしていて眠気はふきとびそうですが、恐怖政治のような会議では、ひらめきは生まれにくいものです。
自分が会議に参加する立場に振り返ってみて考えてみると、自分の興味がある分野の会議は眠くなることは、まずありません。
そして、興味がない会議であっても、義務感や責任感で参加してる議論よりも、議論の内容が面白かったり、今まで聴いたことのない発想だったり、場の空気がすごく盛り上がっている場合には、眠くなることはめったにありませんでした。
つまり、会議で眠くならないようにするためには、興味がわくこと、そして、いろいろな人がこれまでにない発想を飛び交わしてることが重要なポイントのようです。
ということは、ファシリテーターの役割として、テーマに対して参加者に興味をもってもらいつつ、頭をひねった新しい気付きを与えるようなアイデアや意見を発言してもらうことが重要なのです。
まず、興味を持ってもらうためには、テーマの論点、難易度、そして解決されることによって得られる価値の高さを、簡潔に述べ、参加者のモチベーションを高めることが必要です。
そして、次に参加者に発言してもらうためには、参加者全員が自由に思いついたことを発言しやすい空気をつくることが求められるのです。
ファシリテーターにできる眠たくない会議テクニック
さて、眠くならない会議には、ファシリテーターの参加者のモチベーションを上げる工夫（論点、難易度、得られる価値の高さを明確にする）が必要で、次に参加者に発言してもらいやすい空気を作ることが重要だと述べました。
それでは、具体的にどのようなテクニックを駆使すればいいのでしょうか？
ここではファシリテーターが実際にどんなテクニックを使って、議論に参加者を引き込むのか解説したいと思います。
1．会議メンバーを厳選する
会議に眠たくなってしまう原因のひとつに、参加する必要がないのに強制的に参加させられた場合があります。
上司や同僚から「とりあえず参加しておいてくれない？」とか「もしかしたら、出席しといたほうがよかったってことに、なるかもしれないから」といった、あやふやな理由で参加させられると、モチベーションだってあがらないのは当然ですよね。
また、参加人数も重要なポイントです。
どうしても大人数になると、発言する機会も減ってしまいますし、誰かが切り盛りしてくれるだろうとか、あとで詳しく聞いてみようといった風に、会議への参加意欲も減ってしまうものです。
ファシリテーターとしては、参加人数を少なくすることで、発言せざるを得ない空気を通ってしまうこともひとつのテクニックです。
一度、発言さえしてしまえば、眠気は飛ぶものです。ちょっと強引ですが、あえて発言せざるを得ない空気を作ることで、眠気を飛ばすこともできるのです。
2．議論の目的、論点、難易度、得られる価値の高さを明確にする
いうまでもなく、会議には目的があります。
会議を終えたときに、何が得られている状態を目指すのか、が会議の目的です。何かを決定する会議なのか？それともたくさんのアイデアを出す会議なのか？報告や連絡が目的なのか？といったことから、より具体的なテーマについても目的設定が必要になります。
そして、参加者を眠たくならせないためには、前述したように、論点、難易度、得られる価値の高さを明確にするのです。
たとえば「この問題は、どこかで既に解決策があるのですか？もしないようだったら、われわれが初めて気付いたのではないですか？それが出来ると、業界の勝ちパターンを変えることができるかも知れないということですね？それって、かなりすごいことじゃないですか？具体的にはどういうアイデアが考えられますか？」と言った風に、うまくモチベーションをあげるような投げかけをすることで、参加者の関心を引くことができれば、きっとテーマに対する集中力が増すはずです。
3．会議参加者が発言しやすい空気をつくる
眠たくならない会議にするためには、参加者が発言しやすい空気を作ることが重要でした。
一度でも発言することによって、眠気は覚めるものですが、参加者は、発言した内容が批判されたり、途中でさえぎられたり、上司の意に反する意見ではないか勘ぐったりして、なかなか自ら発言しにくいものです。
では、その場の空気の作り方はどうすればいいのでしょうか？
具体的には、会議ルールをつくり、共有することがおすすめです。
会議開始直後にファシリテーターはルールを明示して、議論の途中でもルール違反をした人にルールを守るように促すなどして、参加者のモチベーションを維持するようにしましょう。以下に会議のルールの例を紹介ておきます。
- 批評・批判しない
- 必ず発言する
- 遠慮しない、言うべきことを言う
- ほかの人のアイデアに便乗する
- プラス思考
- 「できない」と言わない
４．時間を守ることでメリハリを作る
会議の開始に遅れないようにするといったことも当然ですが、アジェンダに沿った時間配分もファシリテーターの重要な役割です。
遅刻者がいたり、論点も不明確でだらだら議論を続けていると、次第に参加者は興味が失せ、モチベーションがなくなり、眠くなってしまうかもしれません。
アジェンダに厳密に従う必要はないまでも、事前に時間がかかりそうなテーマとそうでないテーマを見極めたうえで時間配分をし、会議中には時間にも気を配りながら進行するようにしましょう。
時間配分に気を付けているということが会議の参加者に伝わると、いい意味での緊張感が生まれるものですよ。
5．納得感の高い結論を出す
会議で眠くなる原因の一つは、結論もなくだらだらと無意味な話が続けられることです。
ファシリテーターが、会議の最後までしっかりと責任を果たすためには、参加者自信が結論を出すように促すことです。
参加者自身で納得感のある結論が出すには、参加者の積極参加が不可欠です。
納得感の高い結論を出すためには、まずテーマごとにタイミングを見計らって、これまでの議論の流れや論点とアイデアや意見をおさらいし、示唆を得るためにそれらのアイデアをグルーピングしてみたり、なんらかのフレームワークを使って再確認してみます。
その後、「では、どうしますか？」といった風に参加者に結論を出すように投げかけ、いろいろな意見が交わされたのをしっかりと書き留めて、結論のパターンやオプション、条件などをホワイトボードなどを使って共有します。
こういった工夫によって、眠気を吹き飛ばす会議をつくることができるはずです。
著者情報
工学系の大学を卒業後、大手通信キャリアでシステム開発、データ分析、マーケティング支援に従事。私費MBA留学し戦略コンサルファームに勤務。その後大手通信メーカーで新規事業立ち上げを10年以上。専門は新規事業立案、イノベーション、マーケティング全般。PEST分析やSWOT分析などのビジネスフレームワークの研修講師も担当。その他スキルに英語、ウェブ開発、動画制作なども。ブログは10サイト以上/ウェブサービスもいくつか開発経験あり。英語はTOEICは955点保持。結構変わった経歴だと思っています。詳しくはプロフィールをどうぞ。