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ファシリテーター初心者向け会議の準備、はじめ方、進め方の基本

      2018/11/05

今回は、ファシリテーター初心者向けに、会議の準備、はじめ方、進め方の基本を開設したいと思います。

会議の準備とはじめ方

1. 会議のルール「グランドルール」を作っておく

ファシリテーターが会議を円滑に進めるには、まずは会議の基本的なルールを決めましょう。ルールを設けることで、会議の参加者が相手のことを尊重しつつ、発言しやすくすることができるようになります。
このような、参加者で共有する会議の基本的なルールを「グランドルール」と呼びます。

ルールは会議中に決めるのでもいいですが、時間がもったいないので、事前に設定して参加者全員で共有しておくことをお勧めします。そうすることで、会議ごとにルールを考える必要もなくなりますし、何度も同じルールを用いることで自然と体になじんでくるはずです。
ふだんあまり発言しない人やアイデアを出すのに気後れを感じている人も、このルールをつかった会議を繰り返すことで、次第に自ら発言するようになるものです。
以下に、グランドルールの例を書いておきます。

  • 事前に会議の目的を理解すること
  • 発言者のことを積極的にほめること
  • しっかりと話を聴くこと
  • 批判・否定はしないこと
  • かならず発言すること

2. 課題意識をもっている人が会議を招集すること

誰かに指示されて会議を開いても、いいアイデアが出る会議にはなりません。
課題意識をもっている人が、会議を主催し、参加者に呼びかけて召集することで意味のある会議になるものです。
「とりあえず会議を開いてから」という考えではなく、目的意識をもった会議を進行するためにも、ファシリテーターは課題意識をもった人がいいかも知れません。

3. 環境を整える

ファシリテーターとして準備すべきことは、会議を開催する環境を整えておくことです。
会議室の確保、ホワイトボードとマーカーの準備、パソコンやプロジェクターも必要であれば、準備しておきましょう。
また、アナログですが、付箋紙と模造紙もやはり有効なアイテムです。手を動かすことでいいアイデアが出てくるものです。

環境を整えると言っても、さあ会議をやるぞとなってから準備をしていては、非効率ですので、どの会議室にもホワイトボードなどのツール類一式は、あらかじめ備え付けておくことが理想でしょう。

4. 事前にアジェンダを配布しておく

会議の主催者は、参加者に開催通知を送るときに、定型テンプレートなどを用いて、アジェンダを配布しておくことをお勧めします。以下のような項目をテンプレートとして、メンバー全員で共有しておけば、また時間割なども分刻みで準備しておけば、実際の会議のイメージも持ちやすくなりますし、必要事項の抜け漏れなどもなくなるはずです。

  • テーマ、議題
  • 会議の目的
  • 開始時間と終了時間
  • 開催場所
  • 参加者
  • 時間割

会議の進め方

1. 最初に会議のゴールを設定する

会議を進めるために、最初にファシリテーターがやるのは、会議のゴール設定です。
ゴールも共有せずに会議を始めると、ただの井戸端会議になってしまいます。
ファシリテーターが、会議で得たい結論または、最終的なアウトプットのイメージ、そしてそのために、どういう流れで会議を進めるかといったアジェンダを全員で共有するように促します。

会議によっては、はじめて会う人ばかりの会議もあるでしょう。そんなときは、必要であれば、参加者同士が打ち解けあうためにアイスブレイクを会議の冒頭にいれるのもアリでしょう。
アイスブレークの一番簡単な方法は、「自己紹介」です。1分程度で参加者全員に順番に、一言ずつ話してもらうことで、打ち解けあうだけでなく、会議のスタートからちょっとした緊張感を持たせることもできるはずです。

2. 参加者全員で大量のアイデアを出す

会議の冒頭で会議のゴールを共有できたら、あとはアジェンダに沿って進めていきます。
ブレストなどの会議では、とにかくアイデアの「量」が求められます。
アジェンダの時間割内をにらみながら、メンバーの意見やアイデアをできるだけ大量に引き出していくことが重要です。
大量のアイデアを引き出すことで、次第にアイデアが出尽くしてきて、その後に、ほかの参加者が出したアイデアの組み合わせや、他社・他業界の事例を参考にしてみるなどして、飛躍が生まれるようになります。

この「発散」の時間を有効に使うには、ツールが結構重要です。
たとえば、全員でアイデアを出す時間を決め、ポストイットなどの付箋紙やパソコンを使ってエクセルにできるだけ多くのアイデアを書き出す作業をやることで、その後の作業が飛躍的に楽になります。
口頭ベースでアイデアを言い合っても、記憶に残りにくいこともありますし、目に見えないので、アイデアの飛躍もおきにくくなってしまうものです。
ファシリテーターはブレストを促進するツールを賢く使いましょう。

3. アイデアを発表する

ツールを使って全員でアイデア出しをした後は、模造紙やホワイトボードを使って、参加者全員から、アイデアを発表してもらいます。
全員がアイデアを出し発表することをルールとして設けておくことで、緊張感をもった会議にすることができますし、なにより高い生産性を確保することができるようになるはずです。

全員が発表しているときに気をつけなければならないことは、発表中にアイデアを批判したり否定する行為は絶対に避けることです。
ファシリテーター自身が評論家になってしまうだけでなく、参加者からの批判的な意見も抑制しなければなりません。とくに上司や専門家による批判・否定は、参加者のモチベーションを大きく下げてしまい、発言する意欲をそいでしまいます。

このようなときは、ルールを再度説明するなどして、批判・否定の行為をやめさせなければなりません。

4. アイデアを整理する・絞る

参加者全員がアイデアを発表したら、出てきたアイデアを整理します。
この整理作業も参加者全員でやるように心がけましょう。

やり方としては、まずは、参加者が出したアイデアを、各自で自由に分類することです。
付箋紙などを使った場合は、アイデアを模造紙の上にレイアウトしたり、パソコンでリスト形式にアイデアを書き出した場合は、ファシリテーターや書記にリストを送って、まとめてもらいましょう。

その後、全員でアイデアを眺めながら、似たようなアイデアのグループ化などを行います。いわゆるタグ付けの作業ですね。
グループ化やタグ付けをしていくうちに、いろいろな気付きが生まれてきます。
グループ化をしているうちに、自分たちが何を基準にしてグループ化しているのかが、うっすらと見えてくるようになります。
たとえばパーティの食事のアイデアを出している最中に、ほとんどの参加者が「和食」ばかりであれば、「中華」や「洋食」だってあるように気付くといった具合です。

このような作業をすることで、グループのヌケモレや、ほかの人の面白いアイデアに便乗して、新しいアイデアが生まれるようになるのです。
このような作業を数回繰り返すことで、大量のアイデアとその後のアイデアの飛躍を生み出すことができるようになるはずです。

5. 次のアクションを決める

アイデア出しと整理を繰り返すことで、質の高いアイデアが出てくるようになったら、次は、結論を出して、次のアクションをどうするのかを決めることです。

もちろん、すべての会議が時間内に結論を出せるかと言ったらそうでもないことも多いのですが、少なくとも、出てきたアイデアと示唆を共有することで、方向性を共有することができるはずです。
時間を決め、全員参加で、質の高いアイデアを考えるという作業をすることで、ダラダラとした会議などよりも、圧倒的に生産性の高い会議を生み出すことができるはずです。

なんらかの結論や方向性が見えてきたら、さいごにアクション・アイテムを共有しておしまいです。
いつまでに、誰が何をやるのか、といった次の会議までに行うべきアクションをその場で決めることで、会議の最初から最後まで緊張感を保ちつつ、進めることができるでしょう。

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