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すぐ使えるファシリテーターの「超」簡単会議進行テクニック

      2018/11/05

覚えておきたいファシリテーターの会議進行テクニック

もし、突然「今日のブレスト会議ファシリテーターは君にまかせたから。」と言われたら、どうします?
何の準備もなしでは、どう進めて良いのか?不安になってしまうことでしょう。

とくに、あなたが知らない部門の初対面の人が参加する会議や、上司や先輩ばかりが参加する会議、または様々な関係者が参加する会議で、初めてのファシリテーターを任されたのなら、嫌でも緊張しますよね。
もしかしたら、「私のいうこと誰も聞いてくれないのでは・・・」とか「人前で話すのは苦手・・・」「自己主張が多い人ばかりで、意見をまとめられるか不安」なんて感じる人もいるのではないでしょうか。

でも、そんな不安を抱えているファシリテーター初心者でも、心配することはありません。
実際には、必ずしも、人前でのしゃべりが上手な人や、決断力があってリーダーシップに優れた人が、すなわち優れたファシリテーターであるとは限りません。
むしろ、率先して意見を出したり、ものごとをてきぱきと決めていく人よりも、人の話を丁寧に聞いてあげることができる人や、言いたいことを言えずに困っている人を助けてあげることができる人、一歩引いて客観的に人の意見の真意を見抜くことができる人のほうが、ファシリテーターには向いているのです。

さらに言えば、優れたファシリテーターには、「ファシリテーター」としての会議をスムーズに進行するための、専門的な訓練も必要ありません。
たとえ司会や進行役を経験したことがない人であっても、誰でも使える「テクニック」を知っておくだけで、会議をうまく進行することができるのです。

それでは、会議の生産性を高め、まわりから一目置かれるようなファシリテーターのテクニックやコツなどのノウハウを解説していきましょう。

すぐれたファシリテーターは「結論」ではなく「合意」を目指す

そもそも、会議が成功するということはどういった状態なのでしょうか?または、会議の品質とは一体何で示すことができるのでしょうか?

会議とは複数の参加者があつまって、あるゴールに向かって協議をすることで得られるものです。一人ではできませんし、ゴールを持たず話すだけでは、ただのおしゃべりですよね。
つまり、参加者の貴重な時間を使って会議をするのですから、参加者が「何も得るものがなかった」とか「無意味だった」と感じてしまうようでは、成功とはいえません。
では、こういった状況をクリアした「有意義」な会議というのは、どういう状態なのでしょうか?

参加者が有意義だったと感じる会議。
それは、会議で決定されたことに対して、参加者が「納得」している状態のときではないでしょうか?たとえどんなに会議が多くても、時間が長くかかったとしても、議論が紛糾した結果がよい成果に結びついていれば、参加者は耐えることができるはずです。
つまり、参加者が納得できること、腹落ち感があること。それが、ファシリテーターが目指すべき会議の品質なのです。

納得感が低い決定事項や腹落ち感が得られない結論と言うものは、えてして、決定事項は守られないものです。そんな事態になってしまったら、なんのための会議だったのか、わからなくなってしまいます。
そのような事態をさけるためは、まず、ファシリテーターが「結論」を出すことに急がず、参加者の「合意」を形成することを目指すことが重要です。

では「合意」を形成するにはどうすればいいのでしょうか?
それは参加者が積極的に、自発的に、自由に議論に参加し、できるだけ多くの多余生に富んだ意見やアイデアが生まれることが大前提になってきます。
もし、意見の振幅が狭く、予定調和的なアイデアばかりが出てくるようでは、誰かが会議の場にいる誰かのことを忖度しているのかも知れません。

「できるだけたくさんの意見を引き出す」こと。そのために、ファシリテーターはできるだけ、自由な発言が許される空気を作り、全員が議論に参加できる場を作るのです。
そして、その結果、会議の参加者みずからが、積極的に出された意見やアイデアを整理し、自分たちで落としどころを探すように促すことで、自然と「合意」が形成されるのです。

すぐれたファシリテーターになる「超」簡単テクニック

前節では、ファシリテーターの目指すべきゴールは「結論」ではなく「合意」だと説明しました。
少し難しそうだなと思われた方も多いと思いますので、ここで、すぐれたファシリテーターになるための、今日から、誰にでもできる「超」簡単テクニックを紹介しましょう。
それは・・・

  • こっそり隠れて、目立たない
  • 沈黙があっても率先しない
  • 答えやヒントを教えない
  • 議論を引っ張らない
  • 自分の意見やアイデアを言わない
  • 指示を出したりして場を仕切らない
  • 元気に話さない
  • 賛成も反対もしない
  • 意見がありそうな人や専門家に話してもらう

どうですか?「これじゃあ、何もしていないのと同じじゃん!」と思いませんか?
でも、これでいいのです。
これまでの会議の進行役とはずいぶんイメージが違うかもしれませんが、あくまでも会議の主役は、参加者なのですから、ファシリテーターは黒子でいいのです。ファシリテーターが目立つようでは、会議は失敗と思うくらいの心構えでいいと思います。
初心者の方には少しは、気が楽になったのではないでしょうか?

議論の始め方のテクニックと禁句

では、実際の会議の進行方法について解説していきましょう。
まずは議論の始め方ですが、ファシリテーター初心者の方や不慣れな方に良くある失敗例として、議論テーマに対して、参加者にいきなり意見を求めることがあります。

冒頭に、ファシリテーターから、いきなり「このテーマについて、どなたか意見ありますか?」と言われたのをいいことに、発言力や影響力が強い人が最初に持論を展開してしまうと、その後、自由な雰囲気で意見を出し合う空気がそがれてしまうことがよくあります。
その結果、前述したように、充実した議論もないまま、なんとなく結論めいた意見に誘導され、参加者全員が腹落ち感がないままに、声が大きい人やの意見に収束していくことになってしまいます。

こういった状況を避けるには、まずファシリテーターは誰かに意見を求めることをするのではなく、参加者に自分の意見を考えてもらうことを促すようにします。
具体的には、たとえば私がやっていることとしては、あるテーマの説明を一通り終えた後に、各自のPCを使ってエクセルやパワーポイントなど、自分が使いやすいツールを使って(もちろん紙でも結構です)、自分の意見を羅列してもらいます。
できれば、そのとき、その意見の「内容」「理由」「得られる効果」の項目を設けて描いてもらえるようにすると、その後の議論も活発になると思います。

私の場合は、各自で自分の意見を出してもらう時間を10分間とった後、全員に順番に発表してもらい、その後どの意見やアイデアに興味があったのか、自由に発言してもらうようにします。そうすることで、意見やアイデアを披露しているうちに、面白い意見があったときに歓声が起こるなど、自然と自由に発言できる空気が醸成されていくのです。

議論の進め方のテクニック

このやり方なら、手を挙げて発言するより、より率直な意見がでやすくなるというメリットもあります。
また、自分の意見やアイデアをまとめているうちに、参加者は頭の整理ができたり、より深いアイデアに気付いたりするものです。また、自分を表現することで、ある種のカタルシスも生まれ、満足感も得ることが出来るはずです。

このように議論を進めていく場合、無制限に意見を出していると、中だるみができてしまうことがあります。そこで、たとえば、意見やアイデアの数を指定したり、時間を限定したり、早い者勝ち(最初に10個出した人が現れたら中断)といったルールを設けて、楽しみながら進めることをお勧めします。
一度、全員の意見を見てから、再度アイデア出しに戻ることも有効です。これによって、今までに考えも付かなかった視点や角度からの意見で、あらためて考えてみることで、面白いアイデアがひらめくこともあるはずです。

全員の意見を共有し、それぞれの考えや視点をもとに話し合う

参加者が意見を出し終えたら、次は、書かれたことを全員が共有します。
このやり方の最大のメリットは、口頭で話すことによる空中戦をさけることができることです。口頭で議論をしていると、いつのまにか議論がかみ合わず、お互いの論点に齟齬が生まれることがあります。
文字として書き出したことを未ながら話すことで、こういった空中戦をさけることができるはずです。

また、参加者の中に、偉い人や声が大きい人がいたとしても、文字として書かれた意見には、こういった権威や圧力があるわけではないので、口下手な人や奥ゆかしい人の意見であっても平等に扱うことができるので、公平感が得られるといったメリットも生まれます。

全員の意見やアイデアが共有されたら、次はそれらの意見を、なんらかの軸でグルーピングすることをお勧めします。エクセルなどであれば、すべての意見をひとつのファイルに集めた後に、グループ名などの目印やフラグなどを立てるなどします。グルーピングはいくつあってもかまいませんが、どのようなグループ名をつけるかを参加者全員で議論して決めましょう。

こうやって、ひととおりの意見の書かれた意見を眺めると、いろいろな気付きが生まれると思います。参加者の誰もが考えていることが何か?一部の人しか見えていない事実は何か?といった課題や解決方法について、それこそ全員参加で議論ができるようになるでしょう。
このとき気をつけるべきポイントは、ファシリテーターがすすんで「どの意見がいいか選びましょう」と言って人気投票をするのではなく、文字として出された意見でなくても良いので「参加者がしっくりくる意見にまとめてください」と促すことです。

意見やアイデアを「選ぶ」行為は、順序付けることにつながり、その結果対立を生むことになる可能性がありますが、意見を「まとめる」はお互いの歩み寄りや妥結点の模索につながるため、合意形成へ動線が描ける可能性が生まれるのです。

「会議の終え方」も、参加者に決めさせる

さて、このようなアプローチを取って、ファシリテーターが黒子として活躍したとしても、かならずしも会議終了間際まで、意見が収束できていない状況もよくあることです。

そんな場合でも、ファシリテーターはあせってはいけません。
そして、こんなときでも、ファシリテーターは出しゃばることなく、まるで怠けているかのように、会議の参加者に対して、この場をどうしたいのかを投げかけるのです。

ファシリテーターが、自らすすんで議論をまとめることをしてはいけません。
参加者から見ると、本当にやる気があるのか?とか、この場をまとめろ!と思う人もいるかも知れませんが、ファシリテーターがもっとも憂慮すべきなのは会議後の参加者のアクションなのです。
既に述べましたが、参加者の納得感や腹落ち感が得られない結論では、決定事項が守られないことがあります。
ぐっとガマンして、会議の参加者自身が納得できる合意内容を探すように促すのです。

すぐ使えるファシリテーターの会議進行テクニック まとめ

さて、今回はすぐ使えるファシリテーターの「超」簡単会議進行テクニックと題して、ファシリテーター初心者向けに、高い品質の会議を実現するための「超」簡単テクニックを紹介してきました。

簡単にまとめると、ファシリテーターは、目立たず、意見を言わず、基本的に何もしない。
議論を始めるときには「意見を出してください」とは言わず、「まずは、各自で意見を考えてください」と促す。
全員の意見を共有したら、グルーピングなどして気付きが生まれやすく、自由な意見が出やすいようにする。
意見やアイデアを選ぶのではなく、まとめるように促す。
ぎりぎりまでまとまらない場合は、参加者にどうしたいのか投げかける。
でした。

いかがでしたでしょうか?お役に立てたでしょうか?

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