会議ファシリテーションの手順
会議の場でファシリテーションを機能させるためにはしっかりと手順を意識することが大切です。まず会議を「準備」「導入」「進行」「収束」の４段階に分けて考えていきます。
それぞれの工程でどんなことに注意すべきかを意識しながら会議を進めていくことでファシリテーションをうまく機能させる手助けになる事でしょう。
まず、それぞれの工程を簡単にまとめると以下のようになります。
- 「準備」… 事前に行う効率化
- 「導入」… 目標とルールをメンバーと共有する
- 「進行」… 意見を引き出し、相互作用を図る
- 「収束」… 目標に向けて整理し、結論を導く
工程に沿って要点を理解していく
会議ファシリテーションを「準備」「導入」「進行」「収束」の４つの工程に分けてそれぞれ具体的に何をすべきか理解していきます。ちなみにファシリテーションを実施する人のことをファシリテーターと呼びますが、以下の4つの基本的な手順は、すべてファシリテーターが行うこととなります。
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準備
会議の準備については、定めた目標を意識したうえで、参加者の選定や会議の場所選び、予定時間の設定などが言えます。
円滑な会議のための準備だけでは足りず、目標を意識して準備を行う必要があります。この準備がきちんと行えていれば、議論に不必要な人員を招集することもなく無駄なコストも時間も削減することにつながります。
導入
議論の開始時に必ずやるべきことに、参加者の意識を統一させることがあります。会議の目標をしっかりと共有し、どの程度の時間を予定しているか、そして進行のルールを説明します。そうすることで参加者を議論のスタート地点に導きます。
そのうえで発言がしやすいような雰囲気を作り上げていくことが導入の段階で必要です。
進行
ここでは意見を引き出すことが必要になります。ファシリテーションでは参加者全員から意見を引き出していくことで相互作用を促進させ、そこから革新的なアイデアの創出を期待するため、うまく発言を促進し、意見を活発に交換させていくことを意識します。また、発言者の意図が全員に間違いなく共有できるようにサポートすることも必要です。
収束
意見をカテゴライズし、まとめていきながら最終的な結論を導きます。また、結論を出した後には行動につなげるべく、いつまでに、だれが、どんなことをしなければならないかを明確にしておくことも必要です。
以上が会議ファシリテーションの流れです。漠然と会議を開くのに比べて、ファシリテーションを意識して会議を行うのは目的への意識が大きく変わるはずです。成果の得られない会議が続いてお悩みの際には、一度会議ファシリテーションを導入してみませんか。
著者情報
工学系の大学を卒業後、大手通信キャリアでシステム開発、データ分析、マーケティング支援に従事。私費MBA留学し戦略コンサルファームに勤務。その後大手通信メーカーで新規事業立ち上げを10年以上。専門は新規事業立案、イノベーション、マーケティング全般。PEST分析やSWOT分析などのビジネスフレームワークの研修講師も担当。その他スキルに英語、ウェブ開発、動画制作なども。ブログは10サイト以上/ウェブサービスもいくつか開発経験あり。英語はTOEICは955点保持。結構変わった経歴だと思っています。詳しくはプロフィールをどうぞ。