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お金をかけずにファシリテーターのコツを学ぶ方法を考えました!

      2018/08/10

できるだけお金をかけずにファシリテーターのコツを学びたい

ファシリテーターってどうすればいいのかイマイチわからない。
ブレストでいつもアイデアに行き詰まる。
出てくる発言が批判とか、実現できない理由ばかりで、何となく気まずい空気になってしまう。
そんな悩みありませんか?

ブレストなどのアイデア出しの会議を上手く進行するには、ファシリテーターとしての経験や知識が必要です。一番早く身につける方法は、場数をこなすことですが、未経験者ならファシリテーター向けのセミナーや研修を受けてみるのもいいと思います。
でも、できることんならお金をかけずに自力でできることはやりたいところですよね。

そんな、あなたのため、こん回の記事では、お金をかけずにファシリテーターとして必要な知識やスキルを習得するために、セミナーなどで学べることなどを参考にして、一人でも練習できることは何かを述べてみました。

セミナーとか研修とかではファシリテーターの何が学べるのか?

ファシリテーター研修では、まず最初にファシリテーターとは何かを理解した後、準備と会議中の立ち回り方を学びます。
それぞれ見ていきましょう。

1 ファシリテーターとは何か?を学ぶ

セミナーや研修では、ファシリテーターとは何か?を知る前に、ファシリテーターが活躍する会議とはどのような会議か?といったことや、ファシリテーターあるあるなどを学ぶことができます。
ここは、セミナー講師の経験値にもよりますが、以下の記事を読んでおくだけでもお金をかけずに、あるていど知識を仕入れることはできると思います。

①会議について

会議やミーティングの目的はいろいろ意見がありますが、ファシリテーターが活躍できる会議の種類は何か?を学びます。
結局、会議やミーティングの目的は、2つだけですよ。

②ファシリテーターとは何か?について

本題のファシリテーターとは何か?についての説明です。
「ファシリテーターが押さえておくべきポイントや、ファシリテーターの基礎的な知識(歴史、役割、資格など)、ファシリテーションの仕方やコツなどを座学として知っておくことも重要です。
ファシリテーターとは何か?ファシリテーターが押さえておくべきポイントをわかりやすく解説しましょう。

③ミーティングの進行時のファシリテーターあるある

会議やミーティングの進行って結構大変なんです。いろんな人がいろんなことを言って、会議がぐちゃぐちゃになってしまったり、逆に誰も話さなかったりすることも。
あらかじめ、そんなファシリテーターあるあるを知っておくことも予備知識としては需要です。
ファシリテーターが直面する会議やミーティング進行時におこる課題と原因、解決策

④ファシリテーターの役割

会議を進行する役割をもった人をファシリテーターは、ブレーンストーミングなどの多くのアイデアを出す会議などで活躍しますが、そんなファシリテーターの役割にはどのようなものがあるのかを学べます。
会議進行で困ってませんか?ファシリテーターの5つの役割

2 ファシリテーターの実践(準備編)

さてファシリテーターとは何かをざっくりとでも理解できたら、次は会議の準備編ですね。ここは記事を読んでも習得できにくいと思うので、実際に手を動かしながら体験しましょう。とはいっても基本的には、会議のアジェンダを準備することと、会議の場作りが中心なので、紙面に書き出すなどするだけなので、そんなに難しいことはありませんよ。

①アジェンダの作成と議題(論点の設計・分解)

さて、アジェンダの作成ですが、以下の項目が参考になるのではないでしょうか?
アジェンダを作ったら、そのままメールなどで参加者に周知するなどして、会議の開催通知に使うことも可能です。

  • 背景と目的
  • 開催概要(場所、日時、参加予定者)
  • 目次・会議の流れ
  • 主な議論内容(論点の整理)
  • 配布資料(あれば)

上のリストを参考にしながら、独自に必要な項目を書き足すなどして、本番を想定しながら練習するだけでも、お金を節約することができると思いますよ。

②ルール、環境づくり、根回し

続いて、会議進行上のルールづくりや環境づくりですが、ここは会議に参加するメンバーの顔ぶれや、会議の種類によっても変わってきます。
たとえば、気心が知れた仲間内でアイデアをたくさん出すことが目的のブレストであれば、意見を批判するのは禁止ですし、PCばかり見て発言しないのはルール違反になりますが、何かを決める会議で顔ぶれもポジションが高い人ばかりであれば、積極的に課題を突き止めるなどの厳しい意見が必要かもしれません。
そんなときは、あらかじめ根回しをしておいて、事前に了承を得ておくなどの工夫も必要となってきます。

こういった活動は、事前に一人でネットで調べたりしても、なかなか身につかないところなので、最終的には実地訓練しかないのですが、それは研修にしてもセミナーにしても同様です。お金で解決できない領域ですね。

3 ファシリテーターの実践(立ち回り編)

ファシリテーターのセミナーや研修でも、会議での実際の立ち回り方法を教えてくれることは聞いたことありません(もちろん実際に会議進行する研修はあるかも知れません)が、やっぱり実践することがファシリテーターのスキルをつける一番の近道です。
では、本番の前に、お金をかけずに実践練習する方法を紹介しましょう。

①ロールプレイング(短時間ミーティング実施)

お金を使わずにファシリテーターの実践練習をするチャンスは、実は無数にあります。
たとえば、家族や友達との旅行計画を立てるときなどもそうでしょう。
かしこまった場でファシリテーターの練習するのはきっと難しいと思うので、まずは気軽にアイデア出しをする場で仕切り役をやることで練習を積むことができます。
もちろん、みんなに「私が仕切る」なんて言う必要はありませんよ。こっそり仕切っちゃえば良いんです。

②発散と収束のプロセス

ファシリテーターは会議でなかなか意見が出てこないときに、違った視点を提示して参加者の発想を飛躍させるスキルが必要です。
違った視点を持つためにも、自らアイデアだしが得意になっておく必要があるので、ひとりブレストで訓練することも効果的です。
一人ブレストなら、だれでも、いつでも、誰に気兼ねすることもなく、比較的自由に好きなようにできると思います。何回か積み重ねていくうちに、きっとアイデアが詰まってきたときの打開方法を、自然と身につけることができるようになるはずです。
メモ帳を取り出して喫茶店でやるなどして、自分のペースでアイデア出しを重ねてみることで、お金をかけずに特訓しましょう。

③意味のある問いの立て方

発散と収束のプロセスと同様ですが、アイデアが煮詰まってきたときに、意味のある問いを立てることができると、行き詰まりを打開できることがあります。
おなじように、ひとりブレストで訓練できます。
自分に対して「どうして、そういえるの?」とか「そのアイデアを一言で説明すると?」「ほかの言い方をすると?」など自分に対する問いかけを工夫することで、発想を促す質問力が鍛えられるはずです。
やってみるとわかりますが、「問い」には、発想の転換を促すすぐれた効果がありますが、ただ、ひとつだけ気をつけなければならないポイントがあります。
それは、他人に対して質問する態度や言葉遣いによっては、「詰問」になってしまうこともあるのです。「詰問」ではなく「問い」になるように心がけるようにしましょう。

④積極的傾聴

ファシリテーターの主要なスキルのひとつは、「傾聴」です。
活発な発言が飛び交っている間は、ファシリテーターは余計なことはせず、相手の発言に対して、うなづいたり、相槌をうったり、要約してみたりしながら、ひたすら聞き役に徹することが、参加者のモチベーションをあげるだけでなく、アイデアをひねり出す力を引き上げるです。
もちろん傾聴もお金をかけずに訓練することが出来ます。
たとえば、おじいちゃんおばあちゃんの話し相手をやってみたり、小学生とおしゃべりしてみたり、パートナのグチに付き合ってあげたりしながら、要約やリピーティングの練習をすることができるはずです。

⑤結論の納得感とプロセスの納得感

たとえば、ニュースの解説を聞きながらキャスターが言いたいことやコメンテーターが言いたいことの論点を整理することもできるでしょう。新聞や雑誌などの広告を見ながら、掲載されている情報からメリットとデメリットにまとめてみたり、その中で納得できるポイントとそうでない課題を整理するなど、なにかを決断するつもりになって頭の体操をするだけで、論点を整理する訓練ができるでしょう。

⑥ホワイトボードの威力

ファシリテーターとしてスキルアップを考えるのであれば、ホワイトボードの魔術師になるくらいのつもりで、使い倒すことが必要です。
もちろん、いらなくなった紙の裏紙を使っても良いですが、誰もいない会議室で、こっそりひとりで練習することもできるはずです。
実は、ホワイトボードは目の前に立つことに慣れていないと、なかなか手が動かないものです。まずは、箇条書きから初めて、自分の意見をなんらかのフレームワークにまとめてみるなど、お金をかけずに訓練することでスキルアップが図れるはずです。

⑦合意形成の方法

実際の場面を想定した合意形成の練習は結構難易度が高いですが、合意形成を「促す」練習はできないことはありません。
会議の終盤では、これまでの議論の整理と意見の集約、そして本来の目的の再確認をすることがファシリテーターに期待される役割ですので、自分が何かに合意したり決断する必要はありません。
したがって、いくつかのキーワードや常套句を口癖として覚えておくだけで、役割を果たすことができるともいます。
たとえば、以下のような口癖です。
「そもそも今回の目的はと言うと・・・」
「本日の議論の整理をしてみますと・・・」
「いままで出てきた意見をいくつかのグループにまとめてみると・・・」など。

お金をかけずにファシリテーターのコツを学ぶまとめ

ファシリテーターのスキルアップには、場数をこなすのが一番ですが、これまで見てきたとおり、一人でできることは沢山あります。
おじいちゃんの話し相手になってみる。一人でブレストしてみる。会議室で一人でホワイトボードに向かってブツブツいいながら、参加者とファシリテーターの二役を同時に演じてみる。いろんな訓練方法がありましたが、実際の業務をネタとして使えば業務にも役立つので一石二鳥ではないでしょうか?

ここであげた訓練方法以外でも、会議の流れをイメージして、上手な人の真似をしてみるもの有効でしょう。
自分なら困って黙り込んでしまいそうな時に、ファシリテータションが上手な人は、どんな言葉で切り抜けているのかを、そのまま暗記して試してみるのは意外な近道でもあります。
そういう意味では、ネタ帳を作ることやフレームワークの使い方を覚えること、アイデア発想法などを覚えておくこともお勧めです。

また、ファシリテーターのスキルを学べるおすすめ本としてまとめた記事もありますので、興味があれば読んでみてください。
ファシリテーターのスキルを学べる、おすすめ本を紹介します。

今日はここまで。お役に立てましたでしょうか?

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