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ファシリテーターとは何か?ファシリテーターが押さえておくべきポイントをわかりやすく解説しましょう。

      2018/07/11

ファシリテーターに指名された!何をすればいいの?

「ファシリテーターが押さえておくべきポイントってないの?」
「ファシリテーターの基礎的な知識(歴史、役割、資格など)も知っておきたい」
「ファシリテーションの仕方やコツを身に着けたい」
「一般的な会議進行の流れを教えてほしい」
[会議で問題を解決する方法ってあるの?]
「そもそもファシリテーターの意味を知りたい」
などなど。
これらは、ファシリテーター初心者やファイリテーションをこれまでやったことがない人がよく抱く悩みではないでしょうか?
今回は、これらのお悩みと解決方法について解説してみましょう。

上で挙げたようなファシリテーターの悩みを簡単に整理してみると、大きく分けて3段階あるのではないでしょうか?
つまり、①ファシリテーターの基礎知識について、②会議を始める前にファシリテーターが解決しておくべき問題、③会議中にファシリテーターが抱える問題です。
さっそく、それぞれ解説してみましょう。

①ファシリテーターの基礎知識

まず最初に、ファシリテーターの基礎知識です。ここでは、会議の流れと抑えておくベイポイントから説明して、つづいて、各種用語について詳しく解説していきましょう。

会議の流れとファシリテーターの役割

詳しくは後述しますが、ファシリテーターが抑えておくべき会議の流れは、おおよそ序盤、中盤、終盤と以下のようなものでしょう。

会議の序盤

会議の序盤では、参加者が発言しやすいような「場」を作ることが、ファシリテーターの主な役割です。たとえば、会議の目的やこれまでの経緯のおさらいなど、本題に入る前に露払いすることで、参加者のエンジンかかる前に助走をつけてもらうことも必要な役割です。

会議の中盤

参加者のエンジンがかかってきたらそろそろ本番モードです。中盤でのファシリテーターの役割は、多様な意見やアイデアが大量に出てくるように促すことと、その結果から示唆を出し、さらなるアイデアや意見を促すなど、会議自体を活性化し好循環を生み出すことです。

会議の終盤

会議の終盤では、簡単に言うと、会議全体を振り返りつつ、結論をまとめて、次のアクションにつなげることです。時間を管理することも重要な役割のひとつです。

ファシリテーターとは? 用語解説

そもそも、ファシリテーターについて説明している記事なのですから、「ファシリテーターって何なんでしょうか?」という説明が必要ですよね。

ファシリテーターとは、主に会議などで、議論を進行しつつも、出てきた意見に対する賛成・反対のどちらの立場にも立たない中立的な位置づけで立ち回りつつ、円滑に、しかも効果的な議論ができるように発言をサポートする人のことです。
このような中立的な立場で会議を進行する技術のことをファシリテーションといい、その役割を担う者のことをファシリテーターというのです。

ちなみに、facilitateという英語には「容易にする」とか「促進する」とかいった意味もあって、そういった意味からしても、ファシリテーターは自分自身では答えを出したり、何かを会議で決めたりすることはしません。あくまでも会議の設定や進行、会議への参加者ができるだけ多くのアイデアを出したり、絞り込んで決定するなどの過程を助ける役割に徹します。

ファシリテーターの起源について

ファシリテーターという言葉は日本では比較的最近使われるようになった言葉ですが、(諸説ありますが)ファシリテーターやファシリテーションの起源は、1940年代のアメリカともいわれています。一説によると、人間関係のトレーニングを行うトレーナー(もしかしてデール・カーネギー?)が最初のファシリテーターだとも言われています。

その後、1960年代になると、市民による社会参加活動が活発になってくるに従い、いろいろな人たちを巻き込んだ、様々な形式のワークショップが開催されるようになってきますが、その進行役を担ったのがファシリテーターなのでした。
現在は、日本では主にビジネスの側面でブレストなどのアイデア出し会議の進行を支援する人のことをファシリテーターということが多いのですが、本来はビジネスに限った言葉ではなかったのです。

ファシリテーターの役割

簡単にいうと、ファシリテーターの役割には、①人々が集まる「場」を設定すること、②人々の考えや意見を聞き出すこと、③その場に出てきた考えや意見を要約したりまとめること、④必要に応じて合意形成を支援することなどがファシリテーターの主な役割と言えます。
もちろん、これらの役割は一朝一夕には出来ないものなので、経験を積んだりして、様々なスキルを身に着ける必要があります。たとえば、会議参加者に自分の意見を言えるようにするためには、発言の良い側面をクローズアップしてみたり、楽しい雰囲気を作ってみたり、違った見方や切り口を示唆して発想を飛躍するのを手助けするなどのスキルが必要です。
逆に、出てきた意見を集約したり合意形成を促すためには、出てきた意見を筋道を立てて論理的に整理し、議論のポイントを明確に示して、合意のための条件を共有できるようにするなどのスキルも必要でしょう。
誰でも出来ることですが、慣れだけでなく、知識も必要な役割なのです。

ファシリテーターに求められる態度

ファシリテーターの役割が中立的な立場で会議を進行することなのであれば、ファシリテーターが会議中で求められる態度は、おのずと決まってきます。
まず、最優先すべきことは、「先入観を持たないこと」です。

司会進行する側が対立する意見のどちらか一方を支持してしまうと、会議全体が恣意的に作られたもの(要するに出来レース)になってしまいかねません。
そのためにも、できるだけ先入観をもたず、極力自分の意見を前面に出すことを控えなければなりません。
また、そのほかにも、ポジティブな発言を奨励することもあるでしょう。会議参加者にできるだけ多くの考えや意見を出してもらうためには、場の空気が重要になっています。楽しい雰囲気や軽い空気の中にいると、人は、積極的に自分の意見を出しやすくなるものです。
そのためにも、ファシリテーターはポジティブな言動を奨励するように心がける必要があるのです。

ファシリテーターの資格はある?

会議進行などのスキルを身につけたり、その技術を証明するための、ファシリテーターの資格があるかどうかも、気になる疑問でしょう。
前に調べたことがあるので、そちらの記事も読んでもらいたいのですが、特にファシリテーターには公的な資格はないようです。
その代わりと言っては何ですが、組織や団体が独自に制定した資格は各分野でもあるようです。
資格取得に必要な研修の内容などを見ると、心理学や行動科学をもとにした2日程度の研修プログラムとなっていて、資格取得後には、団体が指定するファシリテーションツールなどを使うことができるなど独自性があるものがあるようです。
ファシリテーター向けの資格や養成講座があるか調べてみました

ファシリテーションとは(用語解説)

ファシリテーションとは、会議などにおいて参加者から意見やアイデアをうまく引き出し、それらをまとめて最終的な合意へと導く役割のことを指します。具体的には、会議の場の設定から始まり、アイスブレイクなど意見やアイデアを出やすくするムード作り、参加者の話を受け入れて理解すること、議論をまとめて収束させることなどを含みます。ファシリテーションの担当者は、自己の意見を主張することなく、あくまで中立的な立場から会議の進行をサポートすることに主眼を置きます。

②会議を始める前の問題

アイデア出し会議の代表選手がブレスト(ブレイン・ストーミング)ですが、ファシリテーターがもっとも活躍できるのが、まさにブレスト会議でしょう。

そんな、ブレスト会議を進めるに当たり、具体的にどうやって始めれば良いのか?どうやって場を盛り上げれば良いのか?といった、ファシリテーションの仕方が分からないこともあるお思います。
たとえば、「会議で発言するメンバーっていつも同じ人ばかりなんだよな・・・」とか「いっつも結論がでないで、ずるずるいっちゃうんだよね」、「もっとクリエーティブな会議にしたいのに、やり方がわからない」などです。
アイデア出し会議を始める前に、どうすれば、こういった問題に対する準備ができるのでしょうか?

ファシリテーションを事前に学んでおく

事前準備として、まず最初に頭に浮かぶのは、ファシリテーションを研修などで学んでおくことなどではないでしょうか?
ファシリテーター向けの体験学習などの研修やワークショップ、セミナーや養成講座などはたくさんありますので、積極的に参加してみてはいかがでしょうか?
金額も日数も様々ですし、受講後に資格を得られるものやそうでないものまで、たくさんあります。
もちろん、ファシリテーター向けの本を読んだりする方法もあります。
ファシリテーターのスキルを学べる、おすすめ本を紹介します。

ファシリテーターの武器を準備する

ファシリテーターとして知っておいたほうがいい方法論やツールはたくさんあります。
たとえば、ポストイット、マーカー、ペン、ホワイトボードや模造紙などリアルなツールから、slackやskype、MURALなどのオンライン・ブレストを促進するためのツール。そして、5W1H、YWT、オズボーンのチェックリスト、マンダラートなどのアイデアをまとめるための思考ツールなど幅広くあります。
以前ブレストのツールとしてまとめた記事がありますので、こちらも参考にしてください。
ブレスト会議を効率的に進めるためのツールまとめ

会議の開催の準備する

ファシリテーターに指名されたり、自分が主催する会議を開催する場合は、まず会議そのものの設定が必要です。つまり、いつ、誰を、どこに集めて、どのような内容の議論をし、会議の成果物としてどのようなアウトプットを期待するのか?といった準備が必要です。
このような準備なしに会議を始めてしまうと、時間が無駄になってしまうだけでなく、会議に参加してもらった人たちからクレームの嵐が吹き荒れることでしょう。

あらかじめ会議開催の目的を参加者にしっかりと伝えることで、解決できることばかりなので、できるだけ早めに取り掛かり、事前の準備をしっかりするように心がけましょう。
会議の目的や準備について書いた記事もありますので、そちらも参考にしてみてください。
ファシリテーターが直面する会議やミーティング進行時におこる課題と原因、解決策

③会議中にファシリテーターが抱える問題

それでは、最後に会議中にファシリテーターが抱える問題とその解決策を解説しましょう。
ファシリテーションのコツやメソッドを抑えておけば、あとは実践あるのみ。
慣れるにしたがって、次第に効果的な会議運営ができるようになるはずです。

まずは、会議中のファシリテーターの悩みをおさらいしてみると・・・。
「なかなか思い通りに会議が進まない。」
「意見が出てこない」
「声の大きな人ばかりが目立つ」
「PCの画面ばかり見て、一言も意見を発さない人もいる」
アイデア出し会議や問題解決会議では、立場の違う人達からいろんな意見を聞き出したいのに、非効率で無駄な会議をなくしたいけれど、どうすればよいのか。
そんな時には、会議の序盤、中盤、終盤のそれぞれのステージにあわせて、いくつかポイントがあるので気をつけてみましょう。

ファシリテーターが抑えておくべき会議の流れには、序盤、中盤、終盤の3つがあることは前述しましたが、それぞれの場面でファシリテーターが担う役割をもう少し詳しくみてみましょう。

序盤では会議の場と空気を作ることに専念

会議の序盤では、参加者が発言しやすいような「場」を作ることが、ファシリテーターの主な役割だといいました。
具体的には、以下のようなファシリテーターが導入時によくやる軽い「つかみ」得して場をコントロールしましょう。

ファシリテーターがよくやる軽い「つかみ」

  • 会議召集までの経緯の説明
  • 今回のゴールの説明
  • 前回のおさらい
  • アイスブレーク
  • テーマ説明

参加者の心の準備もできていないまま、いきなり本題に入るのはやめましょう。
本題に入る前に、助走のための時間を作ってあげることで、参加者が頭の整理ができるはずです。
また、初めて会う人同士ばかりの会議でしたら、軽いアイスブレークなどして話しやすい雰囲気づくりなどもファシリテーターの役割です。

中盤では、参加者から意見を引き出すことに専念

参加者のエンジンがかかってきたらそろそろ本番モードですが、中盤でのファシリテーターの役割は、多様な意見やアイデアが大量に出てくるように促すことと、その結果から示唆を出し、さらなるアイデアや意見を促すことです。
要するに、中盤では会議自体を活性化し好循環を生み出すように、場をコントロールすることが中心の役割になってきます。

意見を出し+示唆だしの手法

  • ブレスト(ブレインストーミング)
  • KJ法
  • 希望点列挙法、欠点列挙法
  • マンダラート
  • オズボーンのチェックリスト

詳しくは、別の記事も書いているのでご覧ください。
ブレスト初心者向けアイデアのまとめツールとして使えるフレームワークをご紹介

終盤には意見を整理し次のアクションにつなげることに専念

会議の終盤になってくると、これまでの会議の議論内容を振り返りつつ、次のアクションをどうするかを考えていく必要があります。クロージングですね。
まずは、議題で出てきた意見やアイデアを評価したり整理したりしながら、必要に応じて採用するアイデアを絞りこんでいきます。

アイデアの評価手法

  • マトリクス・グルーピング
  • プライオリティづけ
  • ペイオフマトリクス
  • バタフライテスト
  • メリット・デメリット法

つづいて、次のアクションを決めるためにどういったアクションがあるのかなどを提示し、参加者に決めてもらいます。

次のアクション

  • プロトタイプ製作
  • 市場調査・消費者ヒアリング
  • 上司への報告
  • 追加のアイデア出し
  • 出てきたアイデアの深堀り

次のアクションが決まったら、日時と場所、具体的な活動内容とその準備に必要な事柄などを相談して、終了となります。
ここまでの流れをすべて進行するのが、ファシリテーターの大まかな役割です。
お役に立てたでしょうか?

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