ファシリテーターには身につけるべき5つの「考える技術」がある

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ファシリテーターには身につけるべき5つの「考える技術」がある

   

ファシリテーターが会議中に発揮すべき5つの「考える技術」

ファシリテーターとは、一般的に会議やワークショップの司会進行を担当する人のことを指しますが、ただの司会を超えた役割を持っています。ファシリテーター(facilitator)とは、英語のfacilitateをする人のことを指しますが、facilitateとは、物事を「促進する」という意味があります。
つまり、会議やワークショップを円滑に進行させ、生産性を高め、有意義な結論を導き出す大切な役割を担っているのです。そんなファシリテーターには、会議やワークショップの生産性を高めるに欠かせない技術がいくつかあります。

そもそも、会議を円滑に進めるためには、会議に参加する人たちの思惑や考え方を理解して、参加者が参加しやすい、発言しやすい環境を作り上げる必要があります。つまり、参加者の思考プロセスに沿ったファシリテーションの技術が求められるはずです。
では、参加者はどういった思考プロセスで会議に参加しているのでしょうか?

まず最初に考えられるのは「今日の会議は何のための会議なんだっけ?」といったゴールや議論の位置づけです。自分の発言がトンチンカンなことにならないようにするためにも、最初に方向を定めてからスタートを切りたいと思うはずです。
あるいは議論の最中にも、あちこちと話題が飛び収集がつかなくなった時に、「今日の会議は何のための会議なんだっけ?」と不安な気持ちになってしまうものです。
いざ議論が始まると、次に気になることは「私なんかが発言してもいい会議なのかな?」といった会議の空気です。
そんな場の空気を推し量りつつ、議論に入ると「それって、例えばどういうこと?」とか「要するに、一言でいえば何なの?」といった、論点を理解しながら付加価値を出すプロセスに入っていきます。
そして、有益な意見やアイデアが出なくなったら、違った視点で考えてみたりするなどして、さらに付加価値を高めるプロセスを経て、最後に「結局、結論って何だっけ?」「次のアクションは誰が何をするの?」という収束のしかたについて気がかりになるのです。

すぐれたファシリテーターは、このような参加者の思考プロセスに沿って、会議を円滑に進めるために、常に気を配っているものなのです。今回は特に、会議の中で意識すべきこととして5つの「考える技術」について述べてみたいと思います。

議論参加者の嗜好プロセスを意識した5つの「考える技術」

さきほど、すぐれたファシリテーターは、このような参加者の思考プロセスに沿って、会議を円滑に進めるために、常に気を配っているものであり、会議の中で意識すべきこととして5つの「考える技術」があると述べました。
ではそれらの5つの考える技術とは何でしょうか?

  • 1. 議論のゴールから目を離さない
  • 2. 発言しやすい場をつくる
  • 3. 具体化と抽象化を繰り返す
  • 4. 付加価値を生み出す
  • 5. 納得感のある結論を促す

 順番に見ていくことにしましょう。

1. 議論のゴールから目を離さない

ファシリテーターは、常にゴールを意識することが最重要です。
読者のみなさんも経験されたことがあるかもしれませんが、惰性で開いている会議やゴール設定がなされないまま、なし崩し的に開催されている会議やミーティングというものが、たくさんあります。
その多くは、生産性の低いものばかりだと思います。そんな状況を避けるためにも、まずファシリテーターの会議中での最初の役割は、会議のゴールの設定と確認です。
いざ確認してみると、メールで済ますことができたり、定期的に行う必要がないミーティングということもあります。参加者や会議のオーナーにゴールを確認し、意味のない会議なのであれば思い切ってやめるてしまう判断も、ファシリテーターの重要な役割でしょう。

また、会議中にゴールを見失ってしまうこともあります。
日本ファシリテーション協会フェローの森時彦さんは、以下のように”思考の自然な姿は自由連想”だと述べています。

人の脳は、1000億個のニューロン(細胞)が150兆ものシナプスでつながれたネットワークからできていると言われており、思考は、その巨大なネットワークの中のメッセージのやり取りとして構成される。そこで起こる偶発的なつながりが自由連想。その自由連想にある種の制限を加えることで、論理的な思考や感覚的な思考ができるのではないかと思います。

つまり人は放っておくと「自由連想」で考える生き物だというのです。
そのため、何もコントローしなかったら自分勝手な発言ばかりで満ち溢れ、話が発散してしまいます。そのまま議論が終わると、一種の爽快感や達成感を味わうことができますが、ゴールとは全く違う場所にたどり着くことも多く、結果的に会議の生産性が上がらないということがあるのです。
それは脳の構造から考えれば自然なことらしいのです。

参加者としては、できればそういったゴール設定や軌道修正には気を配ることなく、自由に発想したいものですし、それを期待されて招集されているはずです。
ファシリテーターにこそ、ゴール設定と軌道修正の役割が期待されているのです。
議論が発散しすぎて、ゴールが見えなくなってきたとき、会議が始まるときに共有したゴールを改めて提示し、方向修正するのです。

実際には、アイデア出しが得な人や好きな人がファシリテーターになることが多いのですが、ファシリテーターが無意識のうちに議論に夢中になってしまい、議論の細部に意識が行ってしまい、ふと気づくと、ファシリテーター自身がゴールを見失ってしまう場合も多いものです。
すぐれたファシリテーターは、いわゆる「木も見て森も見る」技術が求められるのです。

2. 発言しやすい場をつくる

ファシリテーターの考える技術として、次に求められるのは、話しやすい状況を維持する技術です。
実績を出してきた自信家には、自己主張が強く、自分で議論を進めたいと思う方も多いものです。その逆に、意見は持っているものの、進んで発言するのが苦手な人もいます。ファシリテーターには、よくしゃべる人の発言量をうまく抑制しつつ、全員から発言してもらうように、コントロールすることが求められます。

具体的な方法には、いくつかあります。ブレストやアイデア出しの場であれば、最初にルールを共有するのも有効です。ルールの例としては、以下のようなものがあげられます。

  • 批評・批判しない
  • 必ず発言する
  • 遠慮しない、言うべきことを言う
  • ほかの人のアイデアに便乗する
  • プラス思考
  • 「できない」と言わない

一度でも発言をすると、あとは気楽に続けて発言できるものなので、まずは全員にそれぞれの専門分野や担当分野からの視点で意見をもらうなど、なんらかの口実で口を開いてもらうことをするといいと思います。

そのほかにも、いきなり意見を求めるのではなく、10分程度の時間をとって自分の意見を付箋紙やPCなどに書き込んでもらう方法も有効です。

これは一見手間なようですが、想像以上に場をコントロールするのに有効な方法です。
声の大きい人の抑制もできますし、全員の意見を引きだすこともできます。まわりが集中して書き出している様子を見て、自分も頑張らなければという意識も出てくるのでしょう。
なにより、一度文字にすることで客観的に判断できるようになるので、無駄な忖度が起きにくくなるという利点もあります。
自分で出したアイデアや意見なので、当然コミットメント効果も発現しやすくなりますし、てを動かす作業なので、会議の満足度も高くなることが期待できます。
そして、全員がひとつのゴールを目指して考える作業なので、ゴールを見失わないで、その後の議論を勧めやすくなるのも、大きなメリットの一つです。
このように、自分の意見をいきなり発言してもらうのではなく、一旦文字に書き起こしてもらう作業を入れることで、非常に生産性の高い会議を生み出すことができるようになるのです。

3. 具体化と抽象化を繰り返す

ファシリテーターに会議中に求められる「考える技術」の中で難易度が高いものに、具体化と抽象化を繰り返す技術があります。
抽象化とは、たとえば、事業の方向性とかビジョン、コンセプトといった議論テーマの「本質」を決めるような作業が抽象化です。
逆に、手に触れることができたり、直観的に理解できるような、議論テーマの「本質」を形にするような作業を具体化といいます。

抽象化作業のメリットは、一度、概念を文字や言葉などで議論テーマの本質が抽象化されると、簡単に共有することができるようになったり、その本質の解釈の仕方によって、さまざまな応用の仕方や、広がりが生まれるところです。
デメリットとしては、机上の空論に陥りやすく、時間のムダになってしまうことがあることです。
具体化作業のメリットは、足についた現実的な議論ができ、話し合いも進んでいる感を得ることはできることなのですが、ふと立ち止まってみると、まったく飛躍のない議論で、あありきたりの予定調和的な結論になってしまうことです。
簡単に言うと、「要するに何か?」といった議論が抽象化であり、その問いかけを繰り返すことで抽象化の度合を高めることができます。逆に「たとえば、どういうことか?」を繰り返すことで具体化を進めることができます。

会議の中で議論がかみ合わないときは、ある話し手が抽象化の議論をしているときに、違う人は具体化の議論をしようとしているときなどが多いものです。
誰もがイメージできるような具体的な議論からはじめて、「要するにどういうことか?」といった抽象化の投げかけをすることで、話の広がりを持たせ、さらに具体化するといったようなファシリテーションによって納得感の高い結論を生み出すことができます。

4. 付加価値を生み出す

会議の価値とは何でしょうか?会議の種類によっても、求められる価値は異なってくると思いますが、ファシリテーターが活躍するような会議の代表格としてブレストやアイデア出しの場合は、アイデアの量と質が会議の価値といえるのではないでしょうか?
そんなブレスト会議やアイデア出し会議の中で、かならずしも良いアイデアが次から次へと生まれてくることはそれほど多くないはずです。
すぐれたファシリテーターとしては、そんな良いアイデアが出ないときの原因と対処法をしっかりと理解し、議論の場をコントロールする技術を身につけておく必要があります。

具体的な方法としては、いくつかあります。
たとえば、参加者の視点を変えるような発言をしてみたり、一旦これまでに出てきた発言のおさらいをしてみたり、グルーピングするなどの図解をするように促してみたり、自ら解決できるような方向で必要な言葉を投げかけてみてはいかがでしょうか?

視点が変わることで、アイデアも変わることがあります。
これらの手法を覚えておくだけでも、会議の生産性が格段と違ってくるものです。
いかに、いくつか例を挙げておきます。

  • 今まででたアイデアを箇条書きにする
  • 似たような意見をグルーピングする
  • ほかの業界の事例を参考にする
  • アイデアを組み合わせてみる
  • SWOTなどのフレームワークを使ってみる
  • 5W1Hでみなしてみる
  • ブレストカードを使ってみる

5. 納得感のある結論を促す

ファシリテーターが心得ておくべきことは、会議の収束までファシリテーターが責任を負うことです。ただし結論を出すのは、あくまでも参加者でありファシリテーターの責任ではありません。納得感のある結論が出せるように、参加者に自ら合意形成をとるように促す技術が必要なのです。

ファシリテーターとしては、収束する前にできるだけ意見やアイデアを発散しておくことが、会議の付加価値を高める大前提なのです、私の経験からいうと、アイデアの発散は自らモチベーションをあげさえすれば、それほど難しくなく、ファシリテーター初心者でも比較的やりやすいのですが、意見の収束となると、結構苦労しているファシリテーターも多いようです。

最終的には、参加者が自ら結論を出すのですが、ファシリテーターとしては納得感を生むために収束に必要な流れや技術として以下があります。

  • これまでの議論のおさらいをする
  • アイデアや意見の箇条書きする
  • グループ化などから得られた示唆や知見を再確認する
  • 結論のパターンやオプションをいくつか示す
  • 結論を出すように促す

やはり、これまでの議論をホワイトボードなどで整理して可視化することで、論点を明確にしつつ、参加者の納得感を醸成できるようです。
上記のような流れを気にしながら、タイミングを見計らいながら参加者やオーナーに対して、結論を出すように促すようにしましょう。
このとき、気を付けるべきことは、ファシリテーターが結論を出さないことです。このアイデアがよさそうとかのつぶやきも極力さけるようにしなければなりません。

ファシリテーターが会議中に発揮すべき5つの「考える技術」まとめ

これまで、ファシリテーターが会議中に発揮すべき5つの「考える技術」について述べてきました。それらは、以下の5つでした。

  • 1. 議論のゴールから目を離さない
  • 2. 発言しやすい場をつくる
  • 3. 具体化と抽象化を繰り返す
  • 4. 付加価値を生み出す
  • 5. 納得感のある結論を促す

「1. 議論のゴールから目を離さない」では、会議の冒頭でゴールを確認し、会議中も迷走しないように気を配ること、「2. 発言しやすい場をつくる」では、議論のルールを設けたり、いきなり意見を聴くようなことをせずに、アイデアを文字に起こしてもらう作業をしてもらうことが有効であることでした。

そして、「3. 具体化と抽象化を繰り返す」では、最初に具体的な議論から入ってから、次第に「要するに何か?」といった抽象化の問いかけと、「たとえば、どういうことか?」という具体化のサイクルを回すことで、議論を深めることでした。
「4. 付加価値を生み出す」では、議論が深まってきた段階で、グルーピングやフレームワークなどの様々なツールを使って、示唆を生み出すことでした。

最後に、「5. 納得感のある結論を促す」で参加者の納得がいくような結論がでるように、これまでのおさらいや結論のパターンなどを示すことで、参加者自身が結論を出すように促すことでした。

いかがでしたでしょうか?お役に立てたようでしたら幸いです。

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